RPA : Principaux Fondements

 

La transformation digitale actuelle concerne tous les départements de l’entreprise, de la production, en passant par le marketing ou les ressources humaines, sans compter les finances. Certains experts parlent de 4ème révolution, avec l’utilisation de nombreux acronymes tels que CRM, ERP, IA ou encore RPA.

Or, ce déploiement technologique s’inscrit dans une dynamique d’agilité de l’organisation. En parallèle, la gestion de données issue des tâches et opérations de l’entreprise conduit à se poser la question de leur traitement.

C’est à ce niveau que les managers portent leur attention aux nouvelles technologies. Parmi elles, se pose l’utilité de l’automatisation et donc, par la même, de la RPA. En effet, cette technologie permet de réduire les coûts tout en améliorant de manière drastique la productivité.

RPA, robotic process automation : Généralités

En fait, il s’agit d’une nouvelle technologie qui s’adapte à l’infrastructure de l’organisation pour la rendre plus efficiente.

Ainsi, selon une étude récente de Gartner, les technologies d’automatisation des processus par la robotique a progressé de manière soutenue en 2018. Les dépenses mondiales des entreprises ont atteint 846 millions de dollars l’an passé. Elles devraient dépasser un milliard de dollars en 2019 attestant une croissance à deux chiffres. D’ailleurs, Gartner prévoit que le marché de la RPA devrait atteindre 2,4 milliards de dollars en 2022.

Exemples

En plein boom depuis le début des années 2010, la technologie RPA se retrouve désormais dans les process de l’organisation. En guise d’illustration, voyons quelques exemples dans les services ci-dessous :

– commercial : Ainsi, des chatbots répondent aux questions des clients de façon automatisée, à partir de mots clés par exemple, voire en langage naturel.

– RH : les RPAs peuvent être utilisées pour traiter les calculs de la paie, la gestion des arrêts de travail ou la rationalisation des feuilles de temps.

– finances : compte tenu du volume important de données à traiter, la comptabilité peut se faire aider de la technologie RPA par exemple pour réconcilier les comptes ou automatiser les factures.

Définition de la RPA

La RPA est un acronyme qui signifie :

– R pour Robotic : il est question de créer ou de faire fonctionner des machines automatiques dont l’objectif est de mimer ce que font les humains.

– P pour Process : il s’agit d’analyser une séquence d’étapes pour réaliser une tâche. On parle de process ou de processus.

– A pour Automation : ce sont l’ensemble des procédés qui permettent l’exécution d’une tâche sans intervention humaine. Il est question alors de rationalisation des tâches.

Remarque : Robotic renvoie à la notion de logiciels, de software, et non de robots stricto sensu. A mon sens, le terme est mal choisi.

RPA, robotic process automation : Atouts & Outils

Techniquement parlant, la RPA est un robot logiciel dont l’objectif est d’automatiser les process de l’organisation. Fait important, la RPA réalise des tâches précédemment exécutées par des êtres humains.

Intérêt de la RPA

Par conséquent, l’application de la RPA va alors se traduire par le traitement d’un volume important de tâches répétitives et fondées sur des procédures précises.

De plus, la technologie RPA peut être enrichie par de l’intelligence artificielle lorsqu’il s’agit d’effectuer des requêtes en langage naturel. Par exemple, vous êtes au téléphone, et vous énoncez un mot précis. Le robot logiciel va alors répondre à votre demande.

Principales caractéristiques techniques

L’attrait technique principal de cette technologie consiste dans le fait que :

– cette technologie ne fait pas partie de l’infrastructure IT de l’organisation. Ainsi, elle s’accompagne d’une absence de création d’un quelconque software pour fonctionner.

– cette technologie est protéiforme : elle se présente sous divers aspects au sens où, adaptable, la même RPA peut exécuter différentes tâches.

Pour compléter sur ces aspects techniques, voici une infographie réalisée par le cabinet Deloitte. Il convient de porter une attention particulière sur les liens de la RPA avec les autres technologies en cours dans l’organisation. Par exemple, on peut citer les emails, les applications de l’entreprise ou encore les bases de données.

Source : Deloitte.com

Les outils

Concrètement, comment introduire la RPA dans une organisation ? En fait, il existe des offres sur le marché pour mettre en œuvre la RPA dans une organisation. Selon le cabinet Gartner, les cinq premiers fournisseurs mondiaux de solutions RPA sur le marché sont :

– UIPath : solution open source assurant l’automatisation des processus des organisations (13,6%)

– Automation Anywhere : solution d’automatisation des processus métiers (exemples : paie, trésorerie, RH, back-office) (12,8%)

– Blue Prism : solution spécialisée dans des organisations en leur dotant de forces de travail virtuelles agiles. (8,4%)

– NICE : solution d’automatisation des processus (7,3%)

–Pegasystems : solution spécialisée dans la gestion clients et la gestion des processus métiers (4,8%)

Ces cinq sociétés représentaient 47% de l’offre globale en 2018 en termes de parts de marché.

Avantages et Inconvénients de la RPA

En mettant en place une solution RPA, une entreprise s’attend à une amélioration de ses résultats financiers en prime abord. Toutefois, les leaders doivent faire preuve de discernement dans leur prise de décision.

Les avantages de la RPA sont nombreux …

Dans une telle perspective, qu’attendre de la RPA ? Du point de vue de la direction financière, on peut citer les éléments suivants :

– une réduction de coûts, en particulier les ressources humaines

– un accroissement de la vitesse d’exécution des opérations : en effet, la RPA favorise l’adoption d’un management agile. Concrètement, compte tenu d’une réponse rapide aux demandes des clients, la RPA est un facteur favorable pour toute hausse du chiffre d’affaires.

– une amélioration de la qualité des produits et des process

– une application dans tous les départements de l’entreprise, quel que soit le secteur d’activité, en théorie.

– une meilleure productivité du personnel et un focus accru sur des tâches à forte valeur ajoutée. En fait, la RPA a pour but de réduire l’interférence humaine dans des tâches répétitives. Cela est censé être un facteur de satisfaction personnelle du personnel.

En conséquence, il en résulte une augmentation des profits liée au fait que le chiffre d’affaires est amené à s’accroître et les coûts à diminuer.

… Mais les inconvénients ne sont pas moindres

– la résistance du personnel : en effet, qui dit réduction de coûts, dit également la crainte justifiée ou non de la suppression de postes et licenciements. A cela s’ajoutent des freins psychologiques : certains salariés peuvent éprouver des difficultés à utiliser la RPA : il peut être nécessaire de faire un effort de formation et de communication.

– l’implémentation de la RPA : il n’y a pas de solution clé en main pour insérer cette technologie dans les organisations. L’introduction de la RPA, comme de l’IA, ne se feront pas comme un coup de baguette magique. Celles-ci impliquent une réflexion en amont sur les process de l’entreprise. Cela nécessite également la mobilisation de ressources (financières, techniques et humaines).

– le calcul du coût de la mise en place de la RPA : la direction financière doit réaliser un ROI le plus élevé possible. Or, dans le cas de la RPA, les calculs de coût peuvent s’avérer fort complexes (prise en compte des licences, coût de la main-d’œuvre pour l’installation et la maintenance, notamment). A cela s’ajoute l’évaluation précise des gains de RPA dans les process sur lesquels cette technologie est appliquée.

Conclusion

La RPA s’accompagne d’une modification irréversible du paysage dans lequel l’entreprise opère. La technologie est partout et remet en cause la façon de gérer les opérations courantes. En outre, la RPA permet d’automatiser les tâches routinières et répétitives grâce à une force de travail virtuelle disponible non-stop.

Cependant, il convient à tout leader de tenir compte de la culture de son entreprise. Aucune transformation digitale ne se fera sans une adhésion minimale du personnel. Aussi, le management doit alors communiquer sans relâche afin d’obtenir l’adhésion à la RPA.

Au-delà, l’organisation doit garder le cap sur ses objectifs de création de valeur, et ce, dans un environnement en pleine mutation.