Réfléchir avant d’agir : Cas de la gestion du temps
Réfléchir avant d’agir devrait être un acte naturel. Mais c’est loin d’en être le cas. Combien de fois avons-nous regretté une décision prise dans la précipitation ?
Réfléchir avant d’agir : Principes généraux
Fondement
La réflexion est l’action de réfléchir. Comment ? le mot clé est la concentration. D’après le Petit Robert, il s’agit en fait de penser longuement, en prenant son temps pour examiner une question donnée. Il y a l’idée d’étudier quelque chose en profondeur.
En effet, il s’agit de concentrer sa pensée sur un problème ou une question. L’idéal serait de trouver un équilibre entre réflexion et action. Et là, se pose un dilemme :
- Si on agit avant de réfléchir, on devient téméraire
- En revanche, si on réfléchit trop avant d’agir, on devient craintif
Alors comment trouver le juste milieu ? Ce que nous apportent les théories du management, c’est que la réflexion prime d’abord. En effet, Henry Mintzberg dans son ouvrage « Managing » (2010) souligne l’importance de la réflexion. A ce titre, il place la capacité à réfléchir comme l’une des 51 qualités nécessaires pour réussir dans le management.
Effectivement, pour être efficace, le management nécessite un double équilibre : d’une part, réflexion vs action et de l’autre, analyse rationnelle vs intuition.
Principes : réfléchir avant d’agir
Réfléchir avant d’agir est un processus essentiel pour prendre des décisions plus éclairées et éviter des erreurs coûteuses. Aussi, pour ce faire, dans sa mise en pratique, ce principe s’appuie sur les 4 propositions suivantes :
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Prendre du recul pour mieux évaluer la situation
Avant toute décision, il est essentiel de s’arrêter pour analyser la situation dans son ensemble. Concrètement, cela va se traduire par la collecte et l’analyse des faits disponibles. En effet, ce qui importe, c’est de prendre des décisions fondées sur des informations fiables. Toutefois, il convient aussi d’anticiper les conséquences des options possibles, à court/moyen/long termes.
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Considérer les alternatives et les leçons du passé
De ce fait, pour faire un choix éclairé, il est important d’explorer toutes les options disponibles avec attention. L’intérêt est de mieux comprendre l’impact immédiat de chaque choix, en plus des répercussions à long terme.
De plus, les expériences passées, qu’elles soient positives ou négatives, offrent des enseignements précieux. En effet, elles permettent d’éviter de reproduire des erreurs et de renforcer ce qui a déjà bien fonctionné.
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Gérer les émotions et consulter autrui
Cependant, la réflexion ne se résume pas à une simple analyse rationnelle. Les émotions jouent un rôle clé dans les prises de décision. Par conséquent, les identifier permet d’éviter des choix impulsifs.
En parallèle, consulter les autres peut s’avérer bénéfique. En effet, un avis extérieur, qu’il soit celui d’un collègue ou d’un expert, peut apporter un éclairage différent. Ils peuvent alors aider à prendre des décisions plus éclairées. De même, il est aussi envisageable de rechercher par soi-même des informations complémentaires pour asseoir notre analyse.
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Agir avec conscience et responsabilité
Réfléchir avant d’agir ne signifie pas retarder indéfiniment une action. Bien au contraire, ce processus conduit à faire des choix. Or ceux-ci doivent respecter autrui et être en accord avec nos valeurs. Cependant, ce processus n’exclut pas l’expérimentation car toute action peut se réajuster si nécessaire. Il s’agit en fait d’agir de manière consciente tout en acceptant l’incertitude. Alors, l’action devient une source d’apprentissage à chaque expérience.
Réfléchir avant d’agir : Cas de la gestion du temps
Et si on prenait un moment pour réfléchir avant d’agir dans chacune de nos activités ?
Imaginons que chaque semaine, une personne prépare son emploi du temps sans trop réfléchir. Les tâches habituelles (réunions, rendez-vous, activités récurrentes) s’insèrent dans son agenda tout simplement. Cahin-caha, cela fonctionne. Mais souvent, il y a un sentiment de surcharge. Et qui plus est, les objectifs les plus importants ne sont pas atteints.
Prise de réflexion avant d’agir
Aussi, pour pallier à ces manquements, un moment de réflexion s’avère nécessaire avant de planifier son emploi du temps. En conséquence, au lieu de remplir son agenda mécaniquement, le principe de réfléchir avant d’agir va consister à se poser des questions. Aussi, cette personne va prendre le temps de comprendre ce qui fonctionne ou pas :
- Quelles sont les tâches les plus importantes qui doivent être prioritaires cette semaine ?
- Quelles sont les tâches récurrentes qui peuvent être modifiées, éliminées ou automatisées ?
- Comment mieux organiser ses activités pour être plus efficace ?
Innovation et expérimentation
Aussi, ce moment de réflexion salutaire permet d’envisager les choses différemment, notamment :
- Appliquer la technique du « time-blocking » : Ici, il s’agit de bloquer des plages horaires spécifiques pour des missions importantes.
Par exemple, on peut se réserver des créneaux dédiés à des projets spécifiques le matin, des moments pour répondre aux emails l’après-midi et des blocs pour des réunions fixes.
En adoptant cette technique, le bénéfice attendu est une meilleure concentration sur ses tâches clés.
- Automatiser des tâches récurrentes : Ainsi, beaucoup de tâches effectuées manuellement comme la gestion des factures et des saisies peuvent désormais être automatisées avec des logiciels spécifiques.
En conséquence, du temps libre additionnel permet de se concentrer sur des tâches à plus fort valeur ajoutée, ce qui améliore la productivité globale.
- Planifier des temps de pause : De plus, afin de booster son énergie tout au long de la journée, des pauses sont souhaitables.
Ainsi, la technique du Pomodoro conduit à faire quatre sessions de travail de 25 minutes suivies de 5 minutes de pause pour chaque session. Après, il est profitable de faire un break de 15 minutes avant d’entamer une nouvelle activité.
- Bloquer des créneaux spécifiques destinés à des activités personnelles. Pour bien fonctionner, ces blocs de temps doivent être non négociables.
En effet, ils ont pour objectif de mieux équilibrer travail vs vie personnelle. De ce fait, prendre du temps pour soi ne peut être que bénéfique en vue d’une plus grande satisfaction personnelle et moins de stress.
Conclusion
En somme, le principe de réfléchir avant d’agir repose sur une analyse prudente. Ce processus contourne deux écueils que sont l’impulsivité et la paralysie. Orientée vers la recherche de solutions, une bonne réflexion doit toujours être suivie d’une action décisive pour tirer parti des enseignements.
En conséquence, l’approche réflexive appliquée à la gestion du temps est doublement bénéfique. D’une part, elle contribue à une meilleure compréhension de ses habitudes de travail. De l’autre, réfléchir avant d’agir dans cette optique permet de mieux gérer son stress. Autrement dit, elle améliore la productivité du travail tout en assurant un meilleur équilibre travail vs vie personnelle.
Pour aller plus loin :
