Dématérialisation Des Notes De Frais
Depuis l’arrêté du 22 mars 2017 sur la digitalisation totale des justificatifs, désormais, la dématérialisation des notes de frais devient effective dans les entreprises. Autrement dit, les salariés peuvent se faire rembourser les notes de frais avec zéro papier.
Mais qu’en est-il réellement ?
SAP Concur vient de publier une étude à ce sujet. Il s’agit du premier Baromètre SAP Concur sur la dématérialisation des notes de frais. Concur, filiale de SAP, est le leader des solutions de gestion des déplacements et frais professionnels.
Méthodologie : Le panel porte sur les dirigeants et directeurs financiers de 104 entreprises françaises
Résultat de l’étude : La dématérialisation des justificatifs des notes de frais, adoptée par 63% du panel, conduit à un gain de temps et d’argent non négligeable.
La gestion classique de la note de frais
Chiffres clés
Un collaborateur consacre en moyenne 30 minutes par mois pour gérer une note de frais pour 41% du panel. La charge mensuelle moyenne est supérieure à 2 jours par homme pour 57% des sondés
Limites
Or, La gestion actuelle des notes de frais présente un certain nombre d’inconvénients, notamment :
- La lenteur pour se faire rembourser : en effet, pour 58% du panel, il faut atttendre un délai de 10 jours pour se faire rembourser.
- L’existence de fraudes relativement fréquentes provenant de la déclaration des salariés (41% du panel)
En résumé, la gestion classique de la note de frais se révèle être coûteuse en termes de temps consacré et aux fraudes potentielles élevées.
La transformation digitale de la note de frais en France
Moins d’une entreprise sur cinq a entrepris une démarche de numérisation des process de leur organisation (métier, achat, RH …).
Les faits
C’est dans ce contexte que s’inscrit largement la dématérialisation des notes de frais :
- Ainsi, 63% des entreprises du panel ont entrepris une telle démarche.
- D’ailleurs, 20% des entreprises interviewées ont l’intention de mettre en place un projet de numérisation de notes de frais au cours de la période 2019/20.
Les Résultats
Le constat est sans appel : les entreprises sont fort satisfaites de la dématérialisation des notes de frais (77% du panel). Et ce, même si, toutefois, plus des deux tiers d’entre elles ont dû mal de ne plus se référer à un support papier.
La dématérialisation des notes de frais : un véritable gain de temps et d’argent
Gain de temps
Les entreprises bénéficient d’un gain de temps non négligeable dans le traitement des notes de frais pour 63% des sondés. Les avantages sont encore plus accentuées dans :
- la gestion financière (81,1% du panel)
- la conservation et archivage des justificatifs (74,5%)
De plus, le remboursement est plus rapide pour les salariés bénéficiaires concernés (33,3%)
Gain financier
En matière de gains financiers, les répondants effectuent un traçage des justifificatifs via un audit :
- Ainsi, 71% des sondés effectuent un audit avant remboursement
- Moins de 4 répondants sur 10 suivent de plus près les budgets dédiés aux dépenses professionnelles.
La dématérialisation des notes de frais : plus de fluidité pour les collaborateurs
83% des sondés estiment à plus de 30% le gain obtenu. Cela se traduit par :
- une optimisation des tâches
- une hausse de la productivité
Aussi, le collaborateur peut se consacrer à des activités à plus forte valeur ajoutée. Ceci améliore le ROI de l’entreprise.
Par ailleurs, la dématérialisation des notes de frais peut se faire sur des supports nomades. Ainsi, 27% des sondés utiliisent des tablettes et des téléphones mobiles.
Par conséquent, cela contribue à une meilleure expérience utilisateur pour les employés. De même, les équipes finances bénéficient d’une gestion optimisée des processus. Ainsi, une simple connexion à l’outil de gestion permet de générer les notes de frais.
Conclusion
« Au regard de l’agilité et de la rapidité auxquelles les entreprises sont désormais contraintes, la transformation digitale doit avant tout être pensée pour simplifier le quotidien des salariés », explique Stéphane Gillet, DG de SAP Concur France.
De ce fait, une plus grande efficacité opérationnelle exige la numérisation des notes de frais.
Pour en savoir plus :
Consulter le site : Concur.fr
1er baromètre SAP Concur sur la dématérialisation des notes de frais
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