Management De Projet : Les Bases

Le management de projet procède par étapes pour effectuer la réalisation in fine du projet. Ainsi, il comprend les cinq phases suivantes : initiation, planification, mise en place, suivi/contrôle et clôture. Dans le cadre d’une organisation, ces étapes structurent le cycle de vie des produits, de l’ordre de 1 à 3 ans et ce, compte tenu d’une contrainte budgétaire stricte. En effet, l’organisation gère des ressources limitées. Cependant, le manager de projet doit communiquer avec les parties prenantes. Il découle alors le fait que le client joue un rôle majeur dans le projet, en particulier dans la phase suivi/contrôle. C’est cette même conception qui s’applique pour les petits projets.

1. L’initiation

Tout d’abord, la phase initiale consiste à définir un projet. Autrement dit, on se pose la question de savoir quels sont les objectifs à atteindre, les défis à surmonter, les risques existants. Egalement,  il convient de connaître les personnes impliquées dans ce projet, à savoir les parties prenantes.

Des outils existent pour aider à mieux délimiter le management du projet :

• les questions à se poser : qui, quoi, où, combien, pourquoi, comment, quand
• les objectifs quantifiables sous contrainte de temps
• la répartition des rôles de chacun présent dans ce projet : qui fait quoi
• la matrice SWOT : forces, faiblesses, opportunités, menaces

A titre d’exemple, prenons le cas d’un dîner d’anniversaire.

2. La planification

L’objectif ici est de se focaliser sur le niveau de détail du projet. Pour ce faire, il est nécessaire de décomposer le plan d’action en mini-étapes : il s’agit de la technique dite Work Breakdown Structure (WBS). Ainsi, le management du projet va consister à lister tout ce dont on a besoin le plus basiquement possible. A ce stade, c’est l’équipe qui élabore la liste et non pas uniquement par le responsable du projet.

Par exemple, si notre projet consiste à organiser un dîner d’anniversaire, alors on pourrait tenir compte des éléments suivants : la date, le lieu, la réalisation d’un fichier comprenant les coordonnées des convives, le carton d’invitation et l’organisation à proprement dite. C’est ce dernier élément qui nous intéresse ici. Qu’allons-nous prendre en compte ? En fait, l’organisation d’un tel dîner peut comprendre entre autres, le stationnement, les menus et l’organisation de l’évènement. Aussi, le management du projet va alors consister à chiffrer ces éléments.

Concrètement, cette décomposition en mini-tâches peut être réalisée simplement sur une feuille Excel.

 

3. La mise en place du management de projet

Ensuite, l’étape suivante consiste à mettre en place le projet. A ce stade, il est important d’établir un emploi du temps pour l’équipe du projet. En effet, cette phase est essentielle pour mener à bien les différentes étapes du projet et ce, compte tenu des ressources mobilisées. Le management du projet va alors consister à établir une feuille de route.

a) la gestion du temps

Alors, pour effectuer la liste des opérations à effectuer, il existe des apps ou des logiciels qui aident dans ce sens. On peut par exemple citer :

• l’application Wunderlist
• les logiciels Microsoft Projet et Open Workbench
• le freeware dénommé Gantt Project.

Mais à mon sens, rien ne vaut un bon agenda, un calendrier où l’on peut inscrire les dates ou étapes importantes du projet.

De plus, en fonction du projet, on pourra se référer à des outils de planification. A titre d’exemple, on peut utiliser :

• des diagrammes de Gantt : il permet de visualiser dans le temps les différentes étapes d’un projet à l’aide d’un graphe sous forme de barres horizontales
• la méthode PERT : il s’agit d’un graphe qui permet de suivre de manière logique les tâches qui composent un projet
• des retroplannings : ce sont des calendriers qui partent de la date de fin du projet. En résumé, c’est le contraire du planning.

Pour approfondir le sujet, voir cet excellent site :manager-go.com

b) la gestion des risques

Cependant, la mise en place du projet ne se limite pas à une liste. En effet, il importe d’analyser les risques : comment savoir si on va dans la bonne direction ? En fait, aller dans la bonne direction consiste à respecter ce qui est prévu initialement. Autement dit, le chef de projet évalue si le projet est conforme aux attentes du destinataire du projet. A ce stade, il est nécessaire de vérifier le bon déroulement des opérations et avoir un plan B si besoin est.

Ainsi, trois stratégies peuvent alors s’appliquer :

• Okay : on est conforme à sa feuille de route
• Non : on doit revoir sa copie
• Plan B pour atténuer les effets négatifs de ces risques sur le projet. En bref, mettre en place des actions correctrices se fait au niveau de cette étape.

c) l’estimation de la durée d’un projet

Ensuite, dans le management d’un projet, il convient de faire une estimation de la durée du projet. Deux approches s’appliquent à ce stade :

• soit on estime la durée totale du projet sans entrer dans les détails
• soit alors on tient compte de la durée des différentes étapes du projet (WBS) pour en estimer la durée totale.

De plus, compte tenu du caractère probable d’une estimation, il convient de définir des scénarios différents.

En tout cas, en cas de difficultés pour respecter les délais, le manager du projet devra s’entretenir avec les bénéficiaires du projet. L’objectif de ces entretiens consiste alors à évaluer à nouveau les étapes nécessaires pour se mettre d’accord sur le projet.

d) le budget d’un projet

Un budget est établi pour évaluer le montant des dépenses nécessaires pour réaliser le projet. Il est également important de surveiller l’évolution des coûts lors de la réalisation du projet.

Comme pour l’estimation de la durée du projet, il est possible de déterminer le montant du budget de deux manières :

• soit un budget global déterminé au départ censé être respecté
• soit on détermine le budget au fur et à mesure de l’évoloution du projet pour obtenir, in fine, le budget global.

Généralement, un budget comprend les catégories suivantes :

• les dépenses relatives au matériel, équipements
• les dépenses liées au personnel : l’équipe de la gestion de projet, les consultants, frais de formation, ….

Avec un simple tableau Excel, le management de projet permet donc d’associer les dépenses aux activités du projet en fonction de l’évolution du projet : les dates sont ainsi mentionnées. Ici, en guise d’illustration, on prendra juste en compte l’exemple du dîner d’anniversaire.

4. Le suivi et le contrôle

A ce stade, le management de projet comprend deux actions :

• le suivi des opérations en termes de gestion de temps et de coûts
• la mise en place d’actions correctrices en fonction des données collectées précédemment.

Ainsi, le manager de projet a un seul objectif en tête : garder le projet sur le chemin critique par rapport à ce qui est prévu.

Notons en particulier que des critères d’évaluation devront être définis : autrement dit, la question est de savoir à partir de quel moment décide t-on de procéder à un contrôle.

Par exemple, on peut faire une évaluation du projet si les côuts à un stade donné du projet dépasse 10% de ce qui est prévu initialement. De plus, il faudra tenir compte des destinataires ou parties prenantes du projet qui peuvent vouloir faire une évaluation à un instant t du projet.

5. La clôture

Finalement, il revient au manager du projet d’effectuer la clôture du projet. Si tout se déroule comme prévu, à l’échéance du projet, le manager élabore un rapport. Ce document reprend alors les principales caractéristiques du projet, les atouts et les défis rencontrés, les résultats obtenus, enfin, les recommandations relatives aux projets similaires à venir.

Conclusion

En conséquence, au vu des différentes phases de la gestion d’un projet, la communication est essentielle entre les différents intervenants. En particulier, elle permet d’établir une meilleure compréhension de l’information entre les membres de l’équipe du projet mais aussi de bien tenir compte des attentes des parties prenantes.

 

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